Le réglement – Mon Intranet

Le réglement intérieur

ARTICLE PREMIER : NOM ET SIEGE

L’association est nommée « Grandchamp’Bardement ». Le siège social par défaut est situé au 25 Av. du General de Gaulle, 44119 Grandchamp des Fontaines. Conformément à l’article 3 des statuts, les administrateurs peuvent par simple décision transférer le siège social en respectant sa domiciliation sur la commune de Grandchamp des Fontaines.

ARTICLE 2 : OBJECTIFS

Conformément à l’article 2 des statuts, le but de l’association est d’organiser un festival d’arts de la rue et de musique nommé « Festival le Grandchamp’Bardement » en fédérant les habitants, les acteurs économiques du territoire d’Erdre et Gesvres et d’y associer des actions solidaires d’associations œuvrant auprès de personnes en situation de handicap avec comme priorité l’enfance, l’adolescence, l’inclusion et l’accessibilité.

ARTICLE 3 : ADHÉSION

› Est considéré bénévole toute personne âgée de plus de 16 ans, partageant l’objectif de l’association, ayant signé la charte du bénévole et œuvrant au sein de l’association que ce soit dans la préparation, l’installation, et/ou pendant le festival.
› Est considéré comme adhérent tout bénévole ayant signé son bulletin d’adhésion. Seul le statut d’adhérent donne droit au vote en Assemblée Générale.
› Est considéré comme membre d’honneur, à compter de l’adoption de ce règlement, une personnalité ou un adhérent non actif qui a apporté une contribution exceptionnelle à l’association que ce soit par son rôle, son influence, sa durée. Le cumul entre membre actif et membre d’honneur est exclu à l’exception des membres d’honneurs actuels. En cas d’élection au conseil d’administration, le membre d’honneur renonce à son titre honorifique. Le titre de membre d’honneur est validé en assemblée générale.

ARTICLE 4 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

L’assemblée générale ordinaire (AGO) est tenue annuellement dans le mois qui suit la clôture de l’exercice comptable de l’association.
Tel que défini dans l’article 5 des statuts, une convocation est envoyée à l’ensemble des membres.
Le quorum pour la tenue de l’assemblée est atteint si 1/3 des membres adhérents est présent ou représenté.
Seuls les membres adhérents ont droit de vote lors de l’assemblée générale.
Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par 10% des adhérents présents.
Les votes s’effectuent selon l’article 9 des statuts.
Toutes modifications des statuts doivent se faire par la tenue d’une assemblée générale extraordinaire, conformément à l’article 10 des statuts qui peut se tenir à la suite de l’AGO.
Votes par procuration
Si un membre adhérent de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées ci-dessous. Chaque mandataire peut détenir au maximum deux pouvoirs. Le pouvoir mis à votre disposition doit être complété, daté et signé par celui qui donne le pouvoir. Il faut que l’adhérent à qui le pouvoir a été confié se présente à la réunion munie du document.
Un compte rendu est réalisé et est diffusé à l’ensemble de ses membres.

ARTICLE 5 : CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)

1. Composition
En complément de l’article 11 des statuts, le nombre de membres du CA peut aller jusqu’à 29.
Il est composé :
De dix-sept membres élus par l’assemblée,
D’un membre de droit désigné par la mairie, sans voix délibérative.
De onze responsables de commissions désignés administrateurs de droit,
• Responsable Logistique
• Responsable Bouche
• Responsable Artistique
• Responsable Bénévole
• Responsable Partenariat
• Responsable Environnement
• Responsable Accessibilité
• Responsable Animation
• Responsable Communication
• Responsable Economique
• Responsable Sécurité
2. Responsabilités des administrateurs.
Aux termes de l’Article 1992 du Code civil, « le mandataire (les dirigeants d’une association sont des mandataires) est responsable des fautes qu’il commet dans sa gestion, cette responsabilité étant cependant appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit qu’à celui qui reçoit un salaire ».
Le président n’est pas tenu des dettes de l’association, sauf cas exceptionnel :
• Il a cautionné solidairement une obligation que l’association n’a pas respectée,
• Il a commis une faute de gestion entrainant le redressement ou la liquidation judiciaire de l’association.
3. Fréquence des réunions et processus de prise de décision
Le conseil d’administration se réunit au moins 6 fois par an. Les membres sont convoqués par courrier électronique au moins une semaine avant la date prévue, un ordre du jour y est annexé.
En cas d’indisponibilité, le responsable de commission doit se faire représenter par un membre de sa commission respective sans droit de vote s’il n’est pas administrateur.
Le quorum pour les prises de décision est fixé à 50 % des membres du conseil.
Une fiche de présence est signée par les administrateurs pour vérifier et attester que le quorum est atteint.
À la suite des débats, un vote peut avoir lieu pour la prise de décisions. Tous les administrateurs bénéficient d’une voix.
Un compte rendu est réalisé et est diffusé aux administrateurs.
Après trois absences non justifiées consécutives ou au cours de l’année de son mandat, le membre du CA est démis de ses fonctions.

ARTICLE 6 : BUREAU

1. Composition et processus d’élection.
Le bureau est composé de 3 coprésidents (es), d’un(e) secrétaire, d’un(e) secrétaire adjoint(e), d’un(e) trésorier(e), d’un(e) trésorier(e) adjoint(e), élu par le 1er conseil d’administration pour une année.
Le bureau est réuni mensuellement.
Le bureau est chargé de la gestion quotidienne et de la mise en œuvre des décisions prises lors de l’assemblée générale et par le conseil d’administration.
Le président ou les coprésidents a/ont pour principales missions :

¤ Représenter l’association devant ses partenaires ou les tribunaux ;

¤ Agir en justice pour défendre les intérêts de l’association ;

¤ Communiquer au nom de l’association dans la presse, les médias, et avec les adhérents ;
¤ Assurer la tenue des réunions et animer les débats ;
¤ Rechercher les financements pour réaliser les objectifs de l’association ;

¤ Veiller à l’application des décisions prises en conseil d’administration ou en assemblée générale ;

¤ Veiller à la  bonne marche de l’association : administration, moyens logistiques, moyens humains, gestion de l’équipe.

Le trésorier assure la gestion financière de l’association. Il tient les comptes de l’association et veille à la bonne utilisation des fonds qui lui sont confiés pour le compte et au nom de l’association.
Le secrétaire assure la gestion administrative, la communication interne et externe, coordonne les activités, et, veille au respect des obligations légales et réglementaires.

ARTICLE 7 : GESTION FINANCIÈRE

Les sources de financement de l’association sont décrites dans l’article 8 des statuts.
1. Approbation du budget et rapports financiers. Processus d’audit et d’arrêt des comptes.
L’association prévoit l’établissement d’un budget prévisionnel, présenté à l’AG et voté par celle-ci.  Il permet d’anticiper les besoins futurs, de planifier et d’évaluer les besoins de financement.
Le conseil doit être saisi dans le mois suivant la clôture comptable de l’exercice pour procéder à l’arrêté des comptes.
Par devoir de transparence financière, un contrôle interne est institué par la nomination d’un contrôleur des comptes, il a pour rôle de certifier les comptes et vérifier que les procédures internes sont bien appliquées. Une attention sera apportée sur la séparation des fonctions entre ordonnateur de la dépense et son payeur.

ARTICLE 8 : AMENDEMENTS AU RÉGLEMENT

Le règlement intérieur peut être modifié par le conseil d’administration, si ce point est porté à l’ordre du jour.

ARTICLE 9 : DISSOLUTION

L’assemblée générale peut voter la dissolution dans les conditions fixées par nos statuts dans l’article 14.
Cette dissolution volontaire a lieu lorsque les membres ne souhaitent plus poursuivre les activités d’une association.
La dissolution peut, par exemple, intervenir dans les situations suivantes :
¤ Manque de motivation des bénévoles
¤ Association en sommeil dont les membres souhaitent formaliser l’arrêt des actions
¤ Fusion de l’association avec une ou plusieurs autres associations. Dans ce cas, la fusion de plusieurs associations est décidée par des délibérations concordantes de dissolution.
L’assemblée générale devra nommer un ou plusieurs liquidateurs qui auront pour mission en cas de dissolution volontaire, les missions suivantes :
¤ Récupérer auprès des créanciers les sommes dues à l’association.
¤ Payer les dettes (si nécessaire en vendant tout ou partie du patrimoine de l’association)
¤ Résilier les contrats
¤ Licencier les salariés (la cessation d’activité de l’association constitue un motif de licenciement économique)
¤ Si nécessaire, informer l’administration fiscale et les organismes sociaux
Une fois les créances récupérées, les dettes payées et les apports éventuellement restitués, l’éventuel bonus de liquidation sera transmis par ordre de préférence à :
¤ Une ou plusieurs autres associations poursuivant le même objectif (culturel et/ou solidaire) que notre association.
¤ Une fondation, un fonds de dotation.